Cosmic spärrhantering, manual

Bakgrund

Patientdatalagen

PDL (Patientdatalagen) tillåter direkt tillgång till hälsoinformation mellan vårdgivare. Det gör det möjligt för flera olika vårdgivare att på ett enkelt sätt ta del av en patients journal. Med anledning av tillgången till hälsoinformation har PDL också utökat möjligheten för patienten att begränsa åtkomsten till information. Detta innebär att patienten har rätt att bestämma om informationen, som har skapats hos en vårdgivare, ska vara tillgänglig för användare hos en annan vårdgivare eller inte. Patienten kan också bestämma över hur information som skapas inom en vårdgivare ska hanteras.

Sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation

Sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation innebär möjlighet för vårdpersonal att under vissa förutsättningar ta del av andra vårdgivares patientuppgifter, dvs. elektroniska journalhandlingar och andra personuppgifter som behandlas för ändamål som rör vårddokumentation via direktåtkomst i system, t.ex. Nationell patientöversikt (NPÖ).

För mer information se Samtycke vid sammanhållen journalföring - Riktlinje Region Jönköpings län som du hittar på folkhalsaochsjukvard.rjl, Administration/Cosmic/Cosmics delar/Vårddokumentation/Riktlinjer

Allmän information om spärrar i Cosmic

Hur sätter man spärrar i Cosmic?

Cosmic hämtar information om spärrar från en extern spärrtjänst. Kontaktcenters spärradministratörer administrerar spärrar i detta system utifrån patientens begäran. Se rubrik När patient vill spärra journal.

Hur länge gäller en spärr?

Patienten kan bestämma ett tidsintervall för hur länge en spärr ska gälla. I annat fall kommer spärren att gälla till dess patienten vill ändra den.

Spärrar för reservnummer?

Spärrar kan tillämpas på patienter med personnummer och samordningsnummer men inte på de reservnummer som används i Cosmic.

Hur vet man att uppgifter i journalen är spärrade?

Om uppgifter i journalen är spärrad visas en ikon på dess plats. Spärrar visas även i fönstret Patientkort.

Vem kan spärra sin journal?

Patientens rätt att spärra uppgifter i journalen regleras i patientdatalagen. Vårdnadshavare har inte rätt att spärra sina barns journaler.

När en patient vill spärra sin journal

Att spärra journalen sker endast på patientens egna initiativ. Vid önskemål om spärr ska patienten hänvisas till Kontaktcenter.

Kontaktcenter 010-241 00 00, måndag-fredag klockan 8:00-16:30

Via Kontaktcenter får patienten information om vad det innebär att spärra sin journal och vilka konsekvenser det kan få. Att spärra uppgifter innebär att man själv ansvarar för att meddela viktig information om sin hälsa och sina läkemedel till hälso- och sjukvårdspersonal när man söker vård på olika kliniker och vårdcentraler eller hos olika vårdgivare

• Spärrblankett skickas ut från kontaktcenter till patienten
• Patienten fyller i och skickar tillbaka blankett
• Spärrar administreras av spärradministratörer på kontaktcenter

Olika nivåer på spärrar

Spärrar kan läggas på två olika nivåer. En spärr som läggs på Vårdgivarnivå kallas för yttre spärr. Spärrar som läggs på vårdenhetsnivå kallas för inre spärr.

Yttre spärrar

Yttre spärr döljer uppgifter i journalen för alla vårdgivare utanför den vårdgivare som har en yttre spärr. Om en patient t.ex. väljer att sätta en yttre spärr på vårdgivare Region Jönköpings län så kan inte privata vårdgivare och andra regioner ta del av patientens information som är registrerad inom Region Jönköpings län.

Om en patient väljer att sätta en yttre spärr för en privat vårdgivare är det endast den privata vårdgivaren och dess vårdenheter som kan ta del av patientens journal som är registrerad på den aktuella vårdgivaren.

En yttre spärr i COSMIC indikeras med en ikon. Mer information kan erhållas via tooltip.

Öppna yttre spärr

En yttre spärr kan inte öppnas från Cosmic. Vid försök att öppna spärrad information visas ett meddelande. Läs avsnitt Tillfällig hävning av spärr – vårdpersonal

Inre spärrar

Inre spärrar läggs på vårdenhetsnivå (kliniknivå) och döljer uppgifter i journalen för alla utanför spärren både inom samma vårdgivare och för andra vårdgivare. Detta innebär att information kommer att döljas för all hälso- och sjukvårdspersonal utanför den klinik där informationen skrevs. Detta är den lägsta nivån som spärrar kan sättas på.

Information som är dold med en inre spärr i Cosmic visas med en ikon. Mer information kan erhållas via tooltip.

Öppna inre spärr

Det är möjligt att öppna en inre spärr, antingen med patientens samtycke eller med nödöppning. Se avsnitt Tillfällig hävning av spärr - vårdpersonal

Spärrens omfattning

Spärren gäller alla patientuppgifter i journalen men informationstyperna Uppmärksamhetsinformation och Läkemedel kan undantas från spärren om patienten önskar detta. Spärren gäller både i Cosmic och i den nationella patientöversikten. För detaljerad information om spärrar se avsnitt om respektive modul/område.

OBS! Undantag är också remisser som inte spärras i Region Jönköpings län.

Tillfällig hävning av spärr - patient

Patienter kan tillfälligt häva spärrar under en definierad tidsperiod. Spärrar kan öppnas både för en viss enhet eller för en specifik användare på den enheten. Information i Cosmic som är synlig på grund av tillfällig hävning visas som om det inte fanns någon spärr alls. Både inre- och yttre spärrar kan tillfälligt återkallas på begäran av patienten.

Tillfällig hävning av spärr – vårdpersonal

Tillfällig hävning av inre spärrar - vårdpersonal

Inre spärrar kan öppnas tillfälligt i Cosmic. För att öppna en inre spärr krävs patientens samtycke.

I de fall patienten inte kan ge sitt samtycke, till exempel på grund av medicinska skäl, kan Nödöppning användas. Spärren förblir öppen tills användaren loggar ut från systemet.

Loggar

Patienter har rätt att ta del av vem och när någon har läst deras journal, för att beställa logglista kontaktas Region Jönköpings läns kontaktcenter, 010-241 00 00.

Tillfällig hävning av yttre spärr - vårdpersonal

Tillfällig hävning av yttre spärr kan endast begäras av vårdpersonal inom Regionen i Jönköpings län eller privata vårdgivare som har avtal med Region Jönköpings län. Den tillfälliga hävningen utförs via Kontaktcenter. Samtycke inhämtas från patienten, vid nödsituation kan detta göras utan patientens samtycke.

Gör på följande för att tillfälligt häva en yttre spärr:

• Inhämta om möjligt samtycke från patienten.
• Ta kontakt med Kontaktcenter på telefonnummer 010-241 00 00
• Den vårdpersonal som begär hävning av yttre spärr ska uppge patientens personnummer samt sitt eget personnummer. Motringning kommer att ske.
• Kontaktcenter häver den yttre spärren

Journalkopior kan beställas på sedvanligt sätt från den spärrade enheten.

Permanent hävning av spärrar – patient

Patienten har själv alltid möjlighet att göra en permanent hävning av både inre och yttre spärrar. Detta görs via Kontaktcenter på telefonnummer 010-241 00 00 under kontorstid. Enligt rutin ska Kontaktcenter då skicka ut en blankett som skickas åter signerad till Kontaktcenter för hävning.

I de fall då patienten önskar akut hävning ska patienten själv ringa Kontaktcenter och ombedes då att fylla i blanketten som i detta fall skickas ut i efterhand.

Aktivera full behörighet - vårdpersonal

Med funktionen Aktivera full behörighet kan man tillfälligt häva alla inre spärrar samtidigt. Det är endast yrkesroll läkare och sjuksköterska som har tillgång till funktionen.

Att Aktivera full behörighet är aktuellt om följande kriterier är uppfyllda:

• Patienten behöver akut vård och är i sådant skicka att samtycke inte kan inhämtas.
• Den spärrade informationen i journalen kan antas ha betydelse för den vård som patienten behöver

För att Aktivera full behörighet:

1. Gå till Meny / Patient / Aktivera full behörighet
2. Klicka på Aktivera full behörighet
3. Klicka OK på frågan Vill du verkligen koppla bort behörighetskontroller för den här patienten.
4. Nu visas samtliga uppgifter i patientens journal.

För att Avaktivera Full behörighet: gå tillbaka till Patient – Aktivera full behörighet och ta bort bocken.

1. Gå till Meny / Patient / Aktivera full behörighet
2. Klicka på Aktivera full behörighet

Du kan också logga ut ur Cosmic. Då avaktiveras alltid full behörighet och inställningen återgår till det ursprungliga läget.

OBS! Det räcker inte med att byta patient under pågående inloggning för att avaktivera full behörighet på en tidigare patient.

Spärrar i Aktivitetsöversikter

Spärrade aktiviteter av typerna Uppgifter och Kliniska parametrar, i status Planerad eller Pågående, visas som spärrade i Att göra – Patient och Att göra – Enhet baserat på den planerade utförande enheten.

Historiklogg-poster där aktiviteten är i status Planerad spärras baserat på den beställande enheten. Uppdateringar av aktiviteter i övriga statusar spärras baserat på utförande enhet.

Spärrar för Arketyper

Information i parametern arketyper kan blockeras. Om en registrering är spärrad visas enbart datum.

Spärrar i Uppmärksamhetssignal

Information Uppmärkshetssignal kan spärras. Om en registrering är spärrad visas endast typ, datum, allvarlighets- och visshetsgrad.

Spärrar för Vårddokumentation

Informationen kan spärras i följande områden:

•         Standardanteckningar (kronologiska vyer)

•         Gemensamma dokument

•         Vårdplan

•         Dokument såsom PDF:er, Worddokument, etc.

•         Vårdåtagandevyn

•         Vårdkontaktvyn

•         Diagnosöversikt - spärrade diagnoser filtreras bort från vyn och visas inte alls.

•         Sökordsöversikt - spärrade sökord filtreras bort från vyn och visas inte alls.

•         Översiktsdokument

•         Rapportblad (arkiverad vy) - händelse, åtgärd och resultat kan spärras individuellt.

•         Historik-funktionen - när sökordsvärden spärras i fönstret Ny anteckning innebär det att det specifika sökordsvärdet också spärras i historiken.

•         Fönstret Osignerat och Ovidimerat.

•         Referenser i fönstret Journal - samtliga referenser som genererats via andra moduler spärras.

Spärrar för Diagnoskoder

Om ett sökord eller en anteckning för en kod är spärrad eller sekretessbelagd används spärr- och sekretessklassificering i vyn Tidigare diagnoskoder, t.ex. Spärrad information. Spärr- och sekretessklassificering tillämpas i Hämta alla och Hämta kod för kontakt.

För att öppna en spärr, högerklicka på den spärrade noden och välj Visa kod. För att öppna en sekretessklassificerad kod, högerklicka på noden och välj alternativet Visa kod. Fönstret Förhandsgranska journalanteckning visas och användaren kan fortsätta att öppna spärren eller sänka sekretessklassificeringen för sökordet. För att lägga till en spärr eller en sekretessklassificerad nod måste användaren bryta spärren.

Spärrar för Diktering

I vyn Diktatlista visas diktaten som spärrade om patienten valt detta. Diktat spärras utifrån de spärregler som gäller för den inloggade enheten och kontakten eller för enheten om en kontakt inte finns för diktatet. Användarinformation loggas när en spärr öppnas.

Spärrar i Läkemedelsmodulen

När patienter väljer att spärra läkemedelsinformation spärras följande information i läkemedelsmodulen:

• Läkemedelsbehandling inkl. vaccin och nutrition
• Förskrivning på förbrukningsartiklar
• Läkemedelsgenomgång

Om läkemedelsbehandlingar visas som spärrade eller inte beror på om användaren är inloggad på en enhet som tillhör den medicinskt ansvariga enhet som är involverad i läkemedelsbehandlingen. En eller flera enheter kan vara del av en behandling och informationen kommer att vara synlig för dessa, men inte för andra enheter.

Läkemedelsbehandlingar kommer visas om den medicinskt ansvariga enheten har utfört något av följande:

• Ordination
• Förskrivning
• Ordinationsändring (t.ex. ändring av dosering)
• Godkännande för administrering
• Utsättning

Exempel 1

En vårdgivare (t.ex. RJL) har fem vårdenheter (medicinskt ansvarig enhet), A, B, C, D och E.

1. En läkemedelsbehandling förskrivs på Enhet A. Patienten begär att informationen på Enhet A ska spärras. Läkemedelsbehandlingen är synlig för Enhet A, men spärrad för enheterna B-E.
    
2. En förskrivare på Enhet B öppnar spärren för att ändra doseringen på läkemedelsbehandlingen. Läkemedelsbehandlingen är nu synlig för Enhet A och B, men är fortfarande spärrad för enheterna C-E.
    
3. En förskrivare på Enhet C öppnar spärren för att skicka en förskrivning på det ordinerade läkemedlet. Läkemedelsbehandlingen är nu synlig för Enhet A-C, men är fortfarande spärrad för enheterna D och E.
    
4. En förskrivare på Enhet D öppnar spärren för att godkänna administreringen av alla aktuella läkemedelsbehandlingar på läkemedelslistan. Läkemedelsbehandlingen är nu synlig för förskrivaren på Enhet A-D, men är fortfarande spärrad för Enhet E.
    
5. En förskrivare på Enhet E öppnar spärren för att avbryta läkemedelsbehandlingen. Läkemedelsbehandlingen är nu synlig för förskrivaren på Enhet A-E.

Exempel 2

En vårdgivare (t.ex. RJL) har fyra vårdenheter (medicinskt ansvarig enhet), A, B, C och D

1. En läkemedelsbehandling ordineras på Enhet B. Patienten har begärt att informationen på Enhet A ska spärras. Läkemedelsbehandlingen är synlig för alla enheter.
    
2. En förskrivare på Enhet A ändrar doseringen på läkemedelsbehandlingen. Behandlingen är spärrad för alla enheter, förutom för Enhet A och B.
    

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas som spärrade i Läkemedelsmodulens samtliga vyer och fönster samt i andra vyer där läkemedel presenteras som t.ex. Patientöversikt, Analysyta och Vätskebalans. När en spärr öppnas i en vy, öppnas den även i alla andra vyer.

Läkemedelslista

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i Läkemedelslista. Spärrarna måste öppnas för att läkemedelsbehandlingarna ska visas. Inre spärrar kan öppnas genom att högerklicka på den spärrade läkemedelsbehandlingen i Läkemedelslista.
 

Utdelningsvy

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i Utdelningsvy. För att det ska gå att administrera läkemedelsbehandlingarna måste spärrarna öppnas. Inre spärrar kan öppnas genom att högerklicka på den spärrade läkemedelsbehandlingen i Utdelningsvy.
 

Förskrivningsöversikt

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i Förskrivningsöversikt. Spärrarna måste öppnas för att läkemedelsbehandlingarna ska visas. Inre spärrar kan öppnas genom att högerklicka på den spärrade läkemedelsbehandlingen.
 

Förbrukningsartiklar

Spärrade förskrivna förbrukningsartiklar visas inte i Förbrukningsartiklar. Spärrarna måste öppnas för att förskrivningarna ska visas. Inre spärrar kan öppnas genom att högerklicka på den spärrade förskrivningen.
 

Varningsinformation

Vid ny ordination/förskrivning eller vid ändring av en behandling, kommer varningar för eventuella interaktioner, dubblett, graviditet, amning och överkänslighet att visas i flikarna Ny, Ordinationsdetaljer och Utkorg.

Om läkemedlet interagerar eller har samma ATC-kod som en spärrad läkemedelsbehandling omfattas även den spärrade läkemedelsbehandlingen i varningen men du kan inte se vilket läkemedel det rör sig om. För att se fullständig varningsinformation kan spärren öppnas genom att högerklicka på spärrikonen (inre spärr).
 

Om ett läkemedel omfattas av varning för graviditet eller amning så visas det spärrade läkemedlet i varningsinformationen.

På samma sätt visas aldrig varningsinformation om läkemedelsöverkänslighet som spärrad vid ny ordination/förskrivning även om den registrerade läkemedelsöverkänsligheten i Uppmärksamhetssignalen är spärrad.

 

Biverkningsöversikt

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i Biverkningsöversikt. Spärrarna kan öppnas i Läkemedelslista (inre spärrar) för att läkemedelsbehandlingarna ska visas i Biverkningsöversikt.

Historisk lista

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas på samma sätt som i Läkemedelslista. Inre spärrar kan öppnas från Historisk lista genom att högerklicka på den spärrade läkemedelsbehandlingen.

Ordinationshistorik

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i Ordinationshistorik. Spärrarna kan öppnas i Läkemedelslista (inre spärrar) för att läkemedelsbehandlingarna ska visas i Ordinationshistorik.

Utdelningshistorik

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i Utdelningshistorik. Spärrarna kan öppnas i Läkemedelslista (inre spärrar) för att läkemedelsbehandlingarna ska visas i Utdelningshistorik.
 

Godkännande för administrering

Det går inte att godkänna läkemedelslistan för administrering om det finns spärrar. Alla spärrar måste öppnas för att kunna godkänna läkemedelslistan.

Skriva ut Aktuell läkemedelslista och Doseringsschema

Spärrade läkemedelsbehandlingar kommer inte med på utskrift av Aktuell läkemedelslista och är inte valbara för att kunna skriva ut ett Doseringsschema. Spärrade läkemedelsbehandlingar måste öppnas i Läkemedelslista (inre spärr) för att läkemedelsbehandlingarna ska komma med på Aktuell läkemedelslista och för att det ska gå att skriva ut ett Doseringsschema.

Översikt skickade förskrivningar

Förskrivningar på spärrade läkemedelsbehandlingar visas som spärrade i Översikt skickade förskrivningar. För att se förskrivningarna måste spärrarna öppnas från Läkemedelslista eller Utdelningsvy (inre spärr).

Läkemedelsrelaterade vyer

Spärrade läkemedelsbehandlingar visas inte i läkemedelsrelaterade vyer som t.ex. Patientöversikt, Analysyta, Vätskebalans och Osignerat och Ovidimerat. Spärrarna måste öppnas i Läkemedelslista (inre spärr) för att läkemedelsbehandlingarna ska visas.

Spärrar i Nova

Hantering av spärrade EWS-värden

Om en patient är inskriven på en avdelning och under sitt vårdtillfälle besöker annan vårdenhet med spärregler och där får en EWS-registrering, kommer detta att kringgå spärrhanteringen i Nova och EWS-värdet kommer att visas ändå.

Detta anses vara en sammanhållen journalföring, vilket innebär att EWS-värden inte behöver blockeras på den avdelningen där patienten är inskriven.

Spärrar i Beställning och Svar (BoS)

Informationen kan spärras i följande fönster:

•         Svar provbunden

•         Radiologisvar

•         Beställningsstatus

•         Inkorg svar

•         Beställning provbunden

•         Beställning radiologi

•         Osignerat och Ovidimerat

Alla beställningar har en svarsmottagande enhet, och alla svar är knutna till en specifik beställning. Det är den enhet som är angiven som Svarsmottagande enhet för beställning som avgör vilken enhet som spärren gäller för, både när det gäller visning av beställningar och svar.

Om en tidigare beställning spärrats innebär det att beställningens information om ID, status och utförande enhet för denna beställning spärras i panelen Visa tidigare beställning i vyn Beställning provbunden.

Om ett svar kommit in utan att det finns någon elektronisk beställning i COSMIC (t.ex. vid beställning på papper), så är det den beställande enheten som avgör om svaret spärras.

Den spärrade perioden är beroende av följande specifika kliniska datum per disciplin.

Spärrar i remissmodulen

Region Jönköpings län har tagit beslut om att inte spärra information i remissmodulen

Spärrar i Gemensam beställning

Gemensam beställning stödjer användandet av sekretessklassning och spärrar. För sekretess visas ikonen och för spärrad information visas ikonerna (inre spärr) eller (yttre spärr).

I vyn Beställning kan vårdkontakter väljas i listrutan Beställande vårdkontakt. De visas i ett dialogfönster där spärrade och sekretessklassade vårdkontakter presenteras med datum och status men övriga fält är tomma. En kontakt som är spärrad och/eller sekretessklassad kan aldrig väljas eller föreslås av systemet innan spärren och sekretessklassningen har öppnats.

Kontaktlista med spärrade och sekretessklassade vårdkontakter. Kolumnen STATUS visar texten ’Sekretessklassad information’ eller ’Spärrad information’.

Spärrade respektive sekretessklassade vårdkontakter kan öppnas via alternativen Visa sekretessklassade eller Visa spärrade.

I dialogrutan Utökad åtkomst väljs vilka vårdkontakter som ska öppnas.

Dialogrutan Utökad åtkomst för sekretessklassade vårdkontakter.

Nödöppning kan användas om man inte kan inhämta patientens samtycke eller om man akut behöver tillgång till alla vårdkontakter. I dialogrutan Utökad åtkomstklickar man på knappen Nödöppning som då öppnar alla vårdkontakter.

Dialogrutan Utökad åtkomst för spärrade vårdkontakter.

Dialogrutan Nödöppning bekräftar att alla inlästa vårdkontakter i listan ska nödöppnas.

I dialogfönstret med de listade vårdkontakterna presenteras även de med yttre spärrade vårdkontakter. En yttre spärr kan inte öppnas i Cosmic.

Spärrar i Gemensamma översikter

Information kan spärras i följande områden i fönstret Vårdprocessöversikt:

•         Beställning

•         Vårdåtagande

•         Vårdkontakt

•         Vårdåtgärd

Den spärrade informationen presenteras och hanteras på samma sätt i alla vyer. Trädvyn till vänster i fönstret presenterar informationsnoderna i hierarkisk ordning. Om en användare temporärt öppnar en nod med spärrad information, kommer dess underliggande noder att minimeras och fokus kvarstår på noden med spärrad information.

Spärrad information indikeras i vyn Vätskebalans och i dialogfönstret Logg. Ikonerna för inre respektive yttre spärr visas i tabellens rubrik, raden för aktuellt värde och i dialogfönstret för logg.

Inga spärrade värden visas och en tooltip för aktuell cell visar texten ’Spärrade värden finns, visas ej’. En användare kan bryta en inre spärr om patienten samtycker eller om det är en nödöppning. Detta görs genom högerklicksalternativet Öppna spärr.